مدیر کل / سرمایهگذار
مدیر کل / سرمایهگذار (آقای نوروزی)
•سیاستگذاری کلان و تعیین اهداف سالانه سازمان
•تصویب بودجهها و برنامههای توسعه
•نظارت کلان بر عملکرد مدیرعامل و مدیران بخشها
•ایجاد ارتباطات بیرونی (بانکها، تأمینکنندگان اعتباری، شرکای استراتژیک)
•تأمین و تکمیل موجودی
•مدیریت تنخواه مجموعه با تاریخ از پیش تعیینشده
•بیمه کارکنان
•برگزاری جلسه هماهنگی هر دو هفته یکبار
•پرداخت بهموقع حقوق کارمندان
شرح:
شرح وظایف مبسوط مدیر کل / سرمایهگذار (آقای نوروزی)
مدیر کل / سرمایهگذار به عنوان بالاترین مقام تصمیمگیر سازمان، مسئولیت تعیین مسیر راهبردی، تأمین منابع و نظارت کلان بر عملکرد سازمان را بر عهده دارد. این نقش علاوه بر سرمایهگذاری مالی، شامل مدیریت ارتباطات بیرونی و پشتیبانی زیرساختی سازمان نیز میشود. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
۱. سیاستگذاری کلان و تعیین اهداف سالانه سازمان
•طراحی چشمانداز، مأموریت و ارزشهای سازمان و بهروزرسانی آنها متناسب با شرایط بازار.
•تعیین اهداف سالانه کمی و کیفی (حجم فروش، سهم بازار، شاخص رضایت مشتری، توسعه جغرافیایی).
•ابلاغ اهداف به مدیرعامل و مدیران بخشها و نظارت بر همراستایی برنامههای عملیاتی با این اهداف.
۲. تصویب بودجهها و برنامههای توسعه
•بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی واحدهای مختلف (بازاریابی، فروش، منابع انسانی، توسعه سیستم).
•تخصیص منابع مالی به پروژههای توسعهای، تبلیغاتی و فناوری.
•اولویتبندی سرمایهگذاری در فرصتهای جدید یا خرید تجهیزات و داراییهای مورد نیاز.
•نظارت بر انحرافات بودجه و ارائه رهنمود برای اصلاح مسیر.
۳. نظارت کلان بر عملکرد مدیرعامل و مدیران بخشها
•دریافت گزارشهای دورهای (هفتگی یا ماهانه) از مدیرعامل در خصوص عملکرد واحدها.
•ارزیابی عملکرد مدیران کلیدی با شاخصهای اصلی (KPIهای فروش، مالی، منابع انسانی).
•ارائه بازخورد، توصیه و تصمیمهای اصلاحی به مدیرعامل برای بهبود بهرهوری.
•در صورت لزوم، تغییر یا جابجایی مدیران جهت دستیابی به اهداف سازمانی.
۴. ایجاد ارتباطات بیرونی (بانکها، تأمینکنندگان اعتباری، شرکای استراتژیک)
•مذاکره با بانکها برای دریافت تسهیلات، گشایش اعتبارات یا ضمانتنامهها.
•برقراری و مدیریت روابط با تأمینکنندگان اعتباری و شرکتهای بیمهای.
•ایجاد و توسعه همکاری با شرکای استراتژیک (نمایندگیها، شرکتهای لجستیک، شرکتهای خدمات پس از فروش).
•حضور در جلسات کلیدی، نمایشگاهها و همایشهای مرتبط جهت افزایش اعتبار برند و شبکهسازی.
۵. تأمین و تکمیل موجودی
•نظارت بر فرآیند خرید و تأمین موتور سیکلتها و قطعات مورد نیاز.
•پیشبینی نیاز بازار و برنامهریزی موجودی انبار بهصورت دورهای.
•مذاکره با تولیدکنندگان و توزیعکنندگان جهت اخذ بهترین شرایط خرید.
•اطمینان از تأمین بهموقع کالا جهت جلوگیری از توقف فروش.
۶. مدیریت تنخواه مجموعه با تاریخ از پیش تعیینشده
•تعیین سقف و دستورالعمل مصرف تنخواه برای مدیرعامل و واحدهای اجرایی.
•نظارت بر ثبت و گزارش هزینههای تنخواه و کنترل نقدینگی کوتاهمدت.
•تصویب تمدید یا افزایش تنخواه بر اساس نیازهای عملیاتی.
۷. بیمه کارکنان
•انتخاب و عقد قرارداد با شرکتهای بیمه معتبر برای بیمه درمانی، تأمین اجتماعی و سایر پوششهای لازم.
•نظارت بر پرداخت بهموقع حق بیمهها و بهروزرسانی پوششها متناسب با تغییر قوانین یا شرایط سازمان.
•رسیدگی به مشکلات و درخواستهای بیمهای کارکنان از طریق مدیرعامل یا منابع انسانی.
۸. برگزاری جلسه هماهنگی هر دو هفته یکبار
•برنامهریزی و هدایت جلسات هماهنگی با مدیرعامل و مدیران واحدها.
•مرور پیشرفت اهداف و پروژهها، بررسی چالشها و تعیین تصمیمات کلان.
•پیگیری اجرای مصوبات جلسات از طریق مدیرعامل.
۹. پرداخت بهموقع حقوق کارمندان
•نظارت بر تأمین نقدینگی لازم برای پرداخت منظم حقوق و مزایا.
•تأیید لیست حقوق و مزایا تهیهشده توسط واحد مالی و منابع انسانی.
•اطمینان از رعایت قوانین کار و پرداخت بهموقع مطالبات کارکنان برای حفظ انگیزه و رضایت.
⸻
خلاصه نقش
مدیر کل / سرمایهگذار مسئول تعیین مسیر، تأمین منابع، ایجاد ارتباطات کلیدی و حفظ سلامت مالی سازمان است. این جایگاه تمرکزش بر تصمیمات راهبردی، تأمین زیرساختها و پشتیبانی مدیرعامل برای اجرای موفق برنامههاست و کمتر درگیر امور اجرایی روزمره میشود.
بازه زمانی | کار / وظیفه | توضیحات / هدف | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | بررسی وضعیت نقدینگی و تنخواه | مرور سریع مانده حسابها و تنخواه برای پرداختهای روزانه | صبح |
پیگیری پرداختهای حقوق، بیمه یا فاکتورهای فوری | اطمینان از پرداختهای بدون تأخیر | تا ظهر | |
ارتباط کوتاه با مدیرعامل (Brief) | دریافت گزارش روزانه و اطلاع از مسائل مهم | پایان روز / ۱۰–۱۵ دقیقه | |
تأیید خریدهای فوری (تأمین موجودی) | در صورت نیاز تأیید خرید موتور یا قطعات | در لحظه اعلام واحد فروش یا انبار | |
پایش ایمیلها و مکاتبات مهم با بانکها یا تأمینکنندگان | پاسخگویی سریع به درخواستهای کلیدی | هر روز یکبار | |
هفتگی | جلسه هماهنگی با مدیرعامل و مدیران واحدها | بررسی پیشرفت اهداف، چالشها و نیازها | هر هفته یکبار (مثلاً شنبهها ساعت ۱۰) |
بررسی گزارش مالی هفتگی | مرور درآمد، هزینه، اقساط وصولشده و تنخواه | پایان هفته | |
مرور وضعیت تأمین موجودی انبار | تأیید خریدهای عمده برای هفته آینده | اواسط هفته | |
بازخورد به مدیرعامل در مورد عملکرد واحدها | شناسایی نقاط قوت و ضعف و اعلام اصلاحات | پس از جلسه هماهنگی | |
ماهانه | تصویب بودجه ماهانه و تخصیص منابع | بازبینی بودجه واحدها برای ماه بعد | هفته آخر ماه |
جلسه تحلیلی با مدیرعامل و مدیر مالی | مرور صورتهای مالی و وضعیت نقدینگی | هر ماه یکبار | |
ارزیابی عملکرد مدیران کلیدی و KPIها | مقایسه عملکرد با اهداف و تصمیمگیری اصلاحی | هفته اول ماه | |
مرور بیمه کارکنان و قراردادهای کلان | اطمینان از تمدید یا اصلاح بیمهها و قراردادهای استراتژیک | در انتهای هر ماه | |
گزارشدهی به شرکا و تأمینکنندگان کلیدی | ارائه خلاصه عملکرد و برنامههای آتی برای حفظ اعتماد | طبق برنامه | |
برنامهریزی توسعهای ۳–۶ ماهه | مرور فرصتهای جدید و بازارهای جدید | هر سه ماه یکبار |
مدیرعامل / مدیر داخلی (آقای رضایی)
🔹 مدیرعامل / مدیر داخلی (آقای رضایی)
•طراحی و تدوین فرآیندها و ساختار داخلی
•تعیین شرح وظایف و KPI برای تمام بخشها
•نظارت بر اجرای صحیح امور و گزارشگیری هفتگی
•مدیریت جلسات داخلی و تصمیمات اجرایی
•پیگیری وصول مطالبات و نظارت بر امور مالی و حسابداری
•هماهنگی میان بخشهای مختلف
•پیگیری مدارک مشتریان نقدی و اقساطی
شرح:
شرح وظایف مبسوط مدیرعامل / مدیر داخلی (آقای رضایی)
مدیرعامل / مدیر داخلی به عنوان مدیر اجرایی سازمان، مسئول مدیریت روزمره، سازماندهی منابع انسانی، اجرای سیاستهای کلان و پاسخگویی به مدیر کل / سرمایهگذار است. این جایگاه پل ارتباطی بین سیاستهای کلان و عملیات روزانه سازمان است. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. طراحی و تدوین فرآیندها و ساختار داخلی
•بررسی وضعیت موجود سازمان، شناسایی گلوگاهها و نیازهای عملیاتی.
•طراحی ساختار سازمانی (چارت، خطوط گزارشدهی، سطوح اختیار) بر اساس سیاستهای مدیر کل.
•تدوین فرآیندهای کاری استاندارد (Standard Operating Procedures) برای هر واحد.
•ایجاد نظام گردش کار (Workflow) برای سرعتبخشی به خدمات مشتری و هماهنگی بین واحدها.
۲. تعیین شرح وظایف و KPI برای تمام بخشها
•تدوین شرح وظایف شفاف برای هر سمت در سازمان و ابلاغ آن به کارکنان.
•تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) برای واحدها و کارکنان بر اساس اهداف سالانه.
•برگزاری جلسات توجیهی برای مدیران و کارکنان جهت آشنایی با شاخصها و اهداف.
•نظارت بر پایش منظم KPIها و ارائه گزارش به مدیر کل.
۳. نظارت بر اجرای صحیح امور و گزارشگیری هفتگی
•پیگیری اجرای دقیق وظایف محوله به واحدها طبق برنامههای مصوب.
•دریافت گزارشهای هفتگی از مدیران و مسئولان واحدها، تجزیهوتحلیل دادهها و ارائه گزارش تحلیلی به مدیر کل.
•شناسایی انحرافات از برنامه و ارائه راهکارهای اصلاحی.
•ایجاد سیستم گزارشدهی منظم (Dashboard مدیریتی) برای اطلاع لحظهای از وضعیت سازمان.
۴. مدیریت جلسات داخلی و تصمیمات اجرایی
•برنامهریزی و برگزاری جلسات هفتگی یا موردی با مدیران واحدها.
•تنظیم دستورجلسه (Agenda)، ثبت صورتجلسه و پیگیری اجرای مصوبات.
•تصمیمگیری در مورد مسائل اجرایی روزمره در چارچوب سیاستهای مدیر کل.
•ایجاد فضای شفاف برای بیان مشکلات واحدها و تسهیل همکاری بین بخشها.
۵. پیگیری وصول مطالبات و نظارت بر امور مالی و حسابداری
•نظارت بر عملکرد واحد مالی در خصوص وصول اقساط و مطالبات مشتریان.
•کنترل و تأیید پرداختها و هزینههای جاری سازمان.
•پایش جریان نقدی (Cash Flow) و ارائه گزارشهای هفتگی به مدیر کل.
•همکاری با حسابدار و مشاور مالی برای رعایت قوانین مالیاتی و بیمهای.
۶. هماهنگی میان بخشهای مختلف
•ایفای نقش رابط بین واحدها برای جلوگیری از دوبارهکاری یا تداخل وظایف.
•برقراری جلسات مشترک یا ارتباطات بینبخشی برای اجرای پروژهها.
•هماهنگی نیازهای واحدها (مثل منابع انسانی، بودجه، تجهیزات) با مدیر کل.
•پیگیری رفع مشکلات یا اختلافات بین واحدها بهصورت سریع و حرفهای.
۷. پیگیری مدارک مشتریان نقدی و اقساطی
•اطمینان از دریافت کامل مدارک هویتی، مالی و حقوقی مشتریان قبل از تحویل موتور سیکلت.
•ایجاد یک سیستم آرشیو و پیگیری مدارک مشتریان برای جلوگیری از گمشدن یا تأخیر.
•هماهنگی با بخش قراردادها برای کنترل صحت اطلاعات مشتریان.
•پیگیری مدارک ناقص یا معوق و گزارش وضعیت به مدیر کل.
⸻
خلاصه نقش
مدیرعامل / مدیر داخلی مسئول اجرای سیاستهای کلان مدیر کل، سازماندهی و هدایت تمام واحدها، پایش عملکرد، مدیریت منابع و تضمین سلامت عملیات روزانه است. این جایگاه نقش مغز اجرایی سازمان را ایفا میکند؛ یعنی تصمیمهای مدیر کل را به برنامههای عملیاتی تبدیل کرده، منابع را هماهنگ و عملکرد را بهطور مداوم پایش میکند.
⸻
بازه زمانی | کار / وظیفه | توضیحات / هدف | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | بررسی عملکرد روزانه واحدها | مرور سریع وضعیت فروش، قراردادها، مالی و انبار با گزارشهای کوتاه | صبح |
پیگیری اجرای فرآیندها و SOPها | اطمینان از رعایت دستورالعملهای کاری در همه بخشها | صبح | |
دریافت گزارش روزانه KPIها از واحدها (بهویژه فروش) | آگاهی از عملکرد روزانه در مقایسه با اهداف | ظهر | |
بررسی و پیگیری مدارک مشتریان نقدی و اقساطی | تکمیل و رفع نواقص مدارک مشتریان قبل از تحویل | در طول روز | |
ارتباط کوتاه با مدیرکل (Brief) | اطلاعرسانی وضعیت کلی و موارد فوری | انتهای روز | |
پاسخ به مسائل فوری بینبخشی | رفع موانع عملیاتی و هماهنگی سریع | در لحظه نیاز | |
هفتگی | جلسه داخلی با مدیران واحدها | بررسی پیشرفت اهداف، چالشها و اقدامات اصلاحی | ابتدای هفته (مثلاً شنبه ساعت ۱۰) |
جمعآوری و تحلیل گزارشهای هفتگی از همه واحدها | تهیه گزارش تحلیلی برای ارائه به مدیرکل | بعد از جلسه داخلی | |
پایش وصول مطالبات و وضعیت اقساط | کنترل جریان نقدی و هماهنگی با مالی و قراردادها | وسط هفته | |
مرور وضعیت انبار و تأمین موجودی | تأیید درخواستهای خرید یا تأمین | آخر هفته | |
بازخورد به کارکنان و مدیران میانی | بهبود عملکرد و انگیزش تیم | پایان هفته | |
ماهانه | ارزیابی عملکرد واحدها با KPIها | مقایسه عملکرد ماهانه با اهداف و تعیین برنامه اصلاحی | هفته اول ماه |
تدوین و ابلاغ برنامه ماه بعد به همه واحدها | همراستایی اهداف جدید با سیاستهای مدیرکل | هفته آخر ماه | |
جلسه تحلیلی با مدیرکل و مدیر مالی | مرور صورتهای مالی، بودجه و نیازهای توسعه | هر ماه یکبار | |
بررسی نیازهای آموزشی و منابع انسانی | هماهنگی با منابع انسانی برای جذب یا آموزش نیروهای جدید | هر ماه | |
گزارشدهی جامع به مدیرکل | ارائه وضعیت کلی عملیات، مالی، فروش و منابع انسانی | در پایان هر ماه | |
بازنگری فرآیندها و SOPها | بهبود مستمر دستورالعملها و ساختار داخلی | هر سه ماه یکبار |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت پیگیریها: بعد از هر کار روزانه یا هفتگی، نتیجه را در دفتر یا فایل مخصوص وارد کند تا سابقه داشته باشید.
•رنگبندی: در فایل، روزانه را سبز، هفتگی را آبی و ماهانه را زرد علامت بزنید.
•یادآوری خودکار: وظایف هفتگی و ماهانه را در Google Calendar یا تقویم گوشی بهعنوان یادآور بگذارید.
• گزارشهای سریع: سعی کنید گزارشهای روزانه و هفتگی حداکثر یک صفحه باشند تا زمان تلف نشود.
مدیر بازاریابی و تبلیغات (آقای مقیمی)
🔹 مدیر بازاریابی و تبلیغات (آقای مقیمی)
•تدوین استراتژی بازاریابی و تبلیغات (آنلاین و آفلاین)
•مدیریت کمپینهای دیجیتال (شبکههای اجتماعی، سایت، رپورتاژ، سئو)
•تولید محتوا و برنامهریزی تقویم محتوایی
•آموزش و هدایت بازاریابان تلفنی
•تحلیل بازار و رقبا و ارائه گزارش ماهانه
•پیشنهاد و اجرای ایدههای نوین برای جذب مشتری
•تدوین استراتژی آگهی
•تدوین استراتژی بازاریابی تلفنی
•آموزش بخش فروش
شرح:
شرح وظایف مبسوط مدیر بازاریابی و تبلیغات (آقای مقیمی)
مدیر بازاریابی و تبلیغات، مسئول طراحی و اجرای تمام فعالیتهای بازاریابی، تبلیغاتی و برندسازی سازمان است. این نقش مستقیماً با جذب مشتریان جدید، افزایش فروش، ارتقای تصویر برند و پشتیبانی تیم فروش در ارتباط است. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. تدوین استراتژی بازاریابی و تبلیغات (آنلاین و آفلاین)
•تدوین برنامه بازاریابی سالانه سازمان بر اساس اهداف کلان و بودجه مصوب مدیرکل.
•انتخاب کانالهای مناسب برای تبلیغات (دیجیتال، محیطی، نمایشگاهی، همکاریهای مشترک).
•طراحی پیامهای کلیدی برند و کمپینهای یکپارچه برای بازارهای مختلف.
•برنامهریزی برای پوشش سراسری کشور با توجه به ویژگیهای هر منطقه.
۲. مدیریت کمپینهای دیجیتال (شبکههای اجتماعی، سایت، رپورتاژ، سئو)
•طراحی، اجرا و پایش کمپینهای تبلیغاتی در شبکههای اجتماعی (اینستاگرام، تلگرام، …).
•مدیریت بودجه تبلیغات دیجیتال و بهینهسازی هزینه به ازای جذب مشتری.
•نظارت بر بهینهسازی موتورهای جستجو (SEO) برای افزایش ترافیک و لید.
•مدیریت رپورتاژها و تبلیغات هدفمند در رسانههای آنلاین معتبر.
•تحلیل دادههای کمپین (Reach، CTR، Conversion) و ارائه گزارش عملکرد به مدیرعامل و مدیرکل.
۳. تولید محتوا و برنامهریزی تقویم محتوایی
•طراحی استراتژی محتوایی متناسب با شخصیت برند ویراژ خودرو (موتور اقساطی).
•برنامهریزی تقویم محتوایی ۳ تا ۶ ماهه برای شبکههای اجتماعی و وبسایت.
•هماهنگی با طراحان گرافیک، نویسندگان و تولیدکنندگان محتوا برای تولید محتوای باکیفیت.
•تدوین دستورالعملهای برندینگ برای یکپارچگی رنگ، فونت، لحن و پیامها.
۴. آموزش و هدایت بازاریابان تلفنی
•طراحی سناریوهای مکالمه تلفنی (اسکریپت تماس) برای افزایش نرخ تبدیل.
•برگزاری دورههای آموزشی منظم برای بازاریابان تلفنی (مهارتهای فروش، پیگیری مشتری).
•ارزیابی عملکرد بازاریابان تلفنی بر اساس KPI (تعداد تماس، نرخ تبدیل، رضایت مشتری).
•ارائه بازخورد و مشاوره به بازاریابان برای بهبود مهارتها.
۵. تحلیل بازار و رقبا و ارائه گزارش ماهانه
•پایش مستمر وضعیت بازار موتور سیکلت و روندهای تقاضا.
•شناسایی و تحلیل فعالیت رقبا (طرحهای اقساطی، قیمت، تبلیغات).
•بررسی فرصتها و تهدیدها در بازار برای پیشنهاد اقدامات اصلاحی.
•ارائه گزارش ماهانه تحلیلی به مدیرعامل شامل نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها (SWOT).
۶. پیشنهاد و اجرای ایدههای نوین برای جذب مشتری
•طراحی کمپینهای خلاقانه و ابتکاری برای تمایز برند ویراژ خودرو.
•استفاده از روشهای نوین بازاریابی (Gamification، Referral Program، تبلیغات هدفمند).
•ارائه پیشنهادات به مدیرعامل برای تست و اجرای ایدههای جدید.
•اندازهگیری اثر بخشی ایدههای اجرا شده و بهبود مستمر آنها.
۷. تدوین استراتژی آگهی
•تعیین پیام، فرمت، زمانبندی و بودجه هر آگهی.
•انتخاب رسانههای مناسب برای انتشار آگهیها (آنلاین/آفلاین).
•نظارت بر طراحی و تولید آگهیها با کیفیت و هماهنگ با هویت برند.
•ارزیابی بازخورد آگهیها و اصلاح در کمپینهای بعدی.
۸. تدوین استراتژی بازاریابی تلفنی
•طراحی فرآیند کامل جذب و پیگیری مشتریان از طریق تلفن (Lead Management).
•تدوین معیارهای ارزیابی عملکرد تماسها.
•ارائه آموزش و ابزارهای لازم به بازاریابان تلفنی برای بهبود نرخ تبدیل.
•هماهنگی با واحد قراردادها و فروش برای تکمیل چرخه مشتری.
۹. آموزش بخش فروش
•طراحی و اجرای برنامههای آموزشی برای کارشناسان فروش حضوری و تلفنی.
•آموزش مهارتهای مذاکره، تکنیکهای بستن قرارداد و پیگیری اقساط.
•ارائه دستورالعملهای هماهنگی بین بازاریابی و فروش برای افزایش بازدهی.
•سنجش اثر بخشی دورههای آموزشی و اصلاح سرفصلها.
⸻
خلاصه نقش
مدیر بازاریابی و تبلیغات مسئول تدوین و اجرای استراتژیهای بازاریابی، رهبری کمپینها و تیم بازاریابی تلفنی، تولید و مدیریت محتوا و تحلیل بازار و رقبا است. این جایگاه موتور محرک جذب مشتری، توسعه فروش و تثبیت برند سازمان است و با تصمیمات خود بهطور مستقیم بر درآمد و رشد سازمان تأثیر میگذارد.
⸻
بازه زمانی | کار / وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | بررسی و پایش کمپینهای دیجیتال (شبکههای اجتماعی، تبلیغات، سئو) | اطمینان از اجرای صحیح کمپینها و عملکرد بهینه | هر صبح |
پاسخ به پیامها، نظرات و دایرکتهای مهم در شبکههای اجتماعی | حفظ تعامل و رضایت مخاطبان | دوبار در روز (صبح و عصر) | |
بررسی وضعیت تولید محتوا و انتشار پستها طبق تقویم محتوایی | هماهنگی تیم تولید محتوا و جلوگیری از تأخیر | صبح | |
پایش بودجه مصرفشده در کمپینهای آنلاین | کنترل هزینه و بهینهسازی بازدهی | پایان روز | |
ارتباط کوتاه با مدیرعامل جهت گزارش وضعیت روزانه یا موارد فوری | اطلاعرسانی سریع | عصر | |
هفتگی | جلسه هماهنگی با تیم بازاریابی تلفنی و کارشناس فروش | مرور عملکرد، آموزش نکات جدید و رفع چالشها | ابتدای هفته |
تحلیل دادههای کمپینهای آنلاین (Reach، Conversion، CTR) و تهیه گزارش کوتاه | ارائه بازخورد برای بهبود کمپینها | اواسط هفته | |
بررسی و اصلاح استراتژی آگهیهای جاری | افزایش نرخ جذب مشتری | پایان هفته | |
پایش بازار و رقبا (تبلیغات، قیمتها، کمپینهای جدید) | شناسایی فرصتها و تهدیدها | هفتهای یکبار | |
آموزش کوتاه هفتگی به بازاریابان تلفنی یا بخش فروش (اسکریپت تماس، تکنیکها) | ارتقای مهارتهای تیم | یک جلسه در هفته | |
ماهانه | تدوین یا بهروزرسانی استراتژی بازاریابی و تبلیغات ماه بعد (آنلاین/آفلاین) | همراستایی با اهداف کلان سازمان | هفته آخر ماه |
تهیه و ارائه گزارش جامع عملکرد ماهانه به مدیرعامل | تصمیمگیری و تخصیص بودجه ماه بعد | هفته اول ماه | |
ارزیابی اثرگذاری کمپینهای تبلیغاتی (ROI، نرخ تبدیل) | بهبود مستمر استراتژیها | هر ماه | |
طراحی یا بهروزرسانی تقویم محتوایی ۳۰ روز آینده | حفظ نظم و کیفیت محتوا | هر ماه | |
پیشنهاد و تست ایدههای نوین جذب مشتری | نوآوری در بازاریابی | هر ماه یکبار | |
بررسی و تأیید بودجه تبلیغات نمایشگاهی یا همکاریهای آفلاین | هماهنگی با مدیرعامل و مالی | در صورت نیاز / ماهانه |
نکات اجرایی چکلیست
•ردیابی و تیکزدن: این جدول را در یک فایل Excel یا Trello/Asana قرار دهید تا بتوانید هر مورد را پس از انجام تیک بزنید.
•رنگبندی: کارهای روزانه سبز، هفتگی آبی و ماهانه زرد مشخص شود.
•یادآوری خودکار: برای کارهای هفتگی و ماهانه در Google Calendar یا تلفن یادآور تنظیم شود.
• گزارشهای کوتاه: گزارشهای روزانه و هفتگی حداکثر یک صفحه باشد؛ گزارشهای ماهانه جامعتر و تحلیلیتر.
کارشناس فروش / بازاریابان تلفنی
🔹 کارشناس فروش / بازاریابان تلفنی
•تماس با مشتریان بالقوه، ارائه اطلاعات و پیگیری تا تبدیل به فروش
•ثبت اطلاعات مشتری در CRM
•هماهنگی با بخش قراردادها برای صدور قرارداد
•ارائه گزارش روزانه به مدیر بازاریابی یا مدیرعامل
•حفظ ارتباط با مشتریان قبلی و افزایش فروش تکراری
•فعالیت مطابق طرحهای ابلاغی سازمان (KPI و میزان کارکرد مشخص)
شرح:
شرح وظایف مبسوط کارشناس فروش / بازاریابان تلفنی
کارشناس فروش و بازاریاب تلفنی به عنوان خط مقدم ارتباط با مشتری، مسئول معرفی خدمات و محصولات، پیگیری مشتریان بالقوه، ثبت اطلاعات، هماهنگیهای لازم و افزایش فروش است. این نقش مستقیماً با درآمد سازمان و رضایت مشتری در ارتباط است. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. تماس با مشتریان بالقوه، ارائه اطلاعات و پیگیری تا تبدیل به فروش
•برقراری تماس تلفنی روزانه طبق لیست مشتریان احتمالی یا ورودیهای CRM.
•معرفی دقیق محصولات و خدمات اقساطی ویراژ خودرو، شرایط خرید، اقساط، مدارک مورد نیاز و مزیتهای رقابتی.
•پاسخ به سؤالات، رفع ابهامات و مدیریت اعتراضات مشتریان بالقوه.
•پیگیری منظم تماسها تا نهایی شدن فروش (Follow-Up) و تبدیل لید به قرارداد.
۲. ثبت اطلاعات مشتری در CRM
•وارد کردن دقیق و بهروز اطلاعات تماس، وضعیت پیگیری، نتایج مکالمه و یادداشتها در سامانه CRM.
•دستهبندی مشتریان بر اساس مرحله فروش (جدید، پیگیری، آماده خرید، مشتری وفادار).
•بهروزرسانی وضعیت مشتری پس از هر تماس یا تغییر شرایط.
•رعایت محرمانگی دادههای مشتریان طبق دستورالعمل سازمان.
۳. هماهنگی با بخش قراردادها برای صدور قرارداد
•انتقال اطلاعات کامل مشتری (مشخصات، شرایط اقساط، مدارک) به بخش قراردادها برای تهیه قرارداد.
•پیگیری وضعیت قراردادها تا امضا و تحویل به مشتری.
•هماهنگی زمان و نحوه ارسال یا دریافت قرارداد با مشتریان.
•اطلاعرسانی به مشتری درباره مدارک و مراحل بعدی.
۴. ارائه گزارش روزانه به مدیر بازاریابی یا مدیرعامل
•تهیه گزارشهای روزانه شامل تعداد تماسها، وضعیت پیگیریها، قراردادهای در حال انجام و نتایج فروش.
•اعلام فوری موارد ویژه یا مشکلات مشتریان به مدیر مربوطه.
•ارائه پیشنهادات به مدیر برای بهبود فرآیند فروش یا کمپینها.
۵. حفظ ارتباط با مشتریان قبلی و افزایش فروش تکراری
•تماس دورهای با مشتریان قبلی جهت اطلاع از رضایت، خدمات پس از فروش یا محصولات جدید.
•ارائه پیشنهادات ویژه به مشتریان وفادار برای خرید مجدد یا ارتقای محصول.
•مدیریت شکایات یا درخواستهای مشتریان قبلی و انتقال به واحد مربوطه.
•ایجاد پایگاه مشتریان وفادار برای افزایش نرخ نگهداشت (Retention Rate).
۶. فعالیت مطابق طرحهای ابلاغی سازمان (KPI و میزان کارکرد مشخص)
•رعایت برنامه کاری، ساعات تماس، تعداد تماسهای هدفگذاریشده و سایر شاخصهای عملکردی تعیینشده توسط سازمان.
•دستیابی به اهداف کمی (تعداد تماس، تعداد قرارداد، نرخ تبدیل) و کیفی (رضایت مشتری).
•شرکت در جلسات آموزشی و بهروزرسانی دانش فروش و محصولات.
•همکاری در تهیه گزارشهای دورهای عملکرد جهت ارزیابی و پرداخت پاداش.
⸻
خلاصه نقش
کارشناس فروش / بازاریاب تلفنی مسئول جذب مشتری، پیگیری تا فروش، ثبت اطلاعات، هماهنگی با سایر واحدها و حفظ مشتریان قبلی است. این جایگاه بهعنوان «صدای سازمان» عمل کرده و مستقیماً در افزایش درآمد و تصویر برند نقش دارد. موفقیت این جایگاه در انضباط پیگیری، دقت در ثبت اطلاعات و مهارت ارتباطی خلاصه میشود.
⸻
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | تماس با مشتریان جدید طبق لیست روزانه | معرفی محصول، ارائه شرایط خرید و پیگیری تا فروش | صبح و بعدازظهر (۲ بلوک زمانی) |
پیگیری مشتریان قبلی که در مرحله تصمیمگیری هستند | افزایش نرخ تبدیل و جلوگیری از از دسترفتن لید | هر روز طبق یادآور CRM | |
ثبت دقیق اطلاعات تماس و وضعیت مشتری در CRM | حفظ یکپارچگی اطلاعات برای گزارشگیری | بعد از هر تماس | |
هماهنگی با بخش قراردادها برای آمادهسازی قرارداد مشتریان جدید | سرعت در صدور قرارداد | در طول روز پس از تأیید فروش | |
ارائه گزارش کوتاه روزانه به مدیر بازاریابی یا مدیرعامل | شفافسازی عملکرد و رفع موانع | انتهای روز | |
پاسخگویی محترمانه و حرفهای به تماسهای ورودی یا سوالات احتمالی | حفظ رضایت مشتری | در لحظه تماس | |
هفتگی | مرور عملکرد شخصی و KPIها با مدیر بازاریابی | تحلیل تعداد تماس، نرخ تبدیل و بهبود مهارتها | ابتدای هفته |
بررسی و بهروزرسانی لیست مشتریان (جدید و درحال پیگیری) در CRM | جلوگیری از تکرار تماس یا فراموشی لیدها | پایان هفته | |
حضور در جلسه آموزشی کوتاه یا مرور سناریوهای تماس | ارتقای مهارت فروش و پاسخگویی | یک جلسه در هفته | |
ارائه گزارش هفتگی از فروشها و وضعیت مشتریان به مدیر بازاریابی | امکان برنامهریزی کمپینهای بعدی | آخر هفته | |
ماهانه | ارزیابی عملکرد ماهانه با مدیر بازاریابی (KPIهای کمی و کیفی) | دریافت بازخورد، تعیین اهداف ماه بعد | هفته اول ماه |
بهروزرسانی پایگاه داده مشتریان (اطلاعات، وضعیت قراردادها) | حفظ دقت و سهولت گزارشگیری | هر ماه یکبار | |
مشارکت در طراحی ایدههای جدید جذب مشتری یا کمپین تلفنی | نوآوری در فرآیند فروش | ماهانه با مدیر بازاریابی | |
ارائه پیشنهادات برای بهبود اسکریپت تماسها یا فرآیند فروش | بهینهسازی مستمر | هر ماه | |
مرور لیست مشتریان وفادار و تماس جهت پیشنهاد محصولات جدید | افزایش فروش تکراری | هر ماه |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت و پیگیری: بعد از هر تماس وضعیت مشتری را همان لحظه در CRM ثبت کنید (نام، تاریخ تماس بعدی، وضعیت خرید).
•یادآوری خودکار: وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه را در CRM یا تقویم شخصی ثبت کنید تا فراموش نشود.
•جلسات کوتاه: جلسات آموزشی هفتگی را ۱۵ تا ۲۰ دقیقهای بگذارید تا اختلالی در تماسها ایجاد نشود.
• گزارشهای مختصر: گزارش روزانه کوتاه (چند خط)، گزارش هفتگی کمی و تحلیلی (نرخ تبدیل، تعداد تماس) و گزارش ماهانه جامعتر باشد.
بخش قراردادها (خانم نعمتی)
🔹 بخش قراردادها (خانم نعمتی)
•آمادهسازی و تکمیل قراردادهای فروش و کارمندی
•کنترل مدارک هویتی مشتریان و صحت اطلاعات
•بایگانی نسخههای قرارداد در سیستم
•یادآوری پرداخت چک قبل از سررسید
•هماهنگی با بخش مالی برای شرایط اقساط
•ارائه گزارش هفتگی از وضعیت قراردادها
شرح:
شرح وظایف مبسوط بخش قراردادها (خانم نعمتی)
بخش قراردادها مسئول مدیریت، کنترل و نگهداری کلیه قراردادهای فروش و کارمندی سازمان است. این واحد نقطه اتصال میان واحد فروش، مالی و مشتریان بوده و تضمین میکند تمامی فرآیندهای قانونی و اداری قراردادها بهدرستی انجام شود. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. آمادهسازی و تکمیل قراردادهای فروش و کارمندی
•تهیه و تکمیل قراردادهای فروش موتور سیکلت بر اساس شرایط اقساطی یا نقدی تعیینشده توسط سازمان.
•آمادهسازی قراردادهای کارمندی طبق دستور مدیرعامل و منابع انسانی.
•کنترل دقیق مفاد قرارداد قبل از ارائه به مشتری یا کارمند برای امضا.
•اطمینان از درج صحیح جزئیات (نام، شماره موتور، مبلغ، شرایط پرداخت).
۲. کنترل مدارک هویتی مشتریان و صحت اطلاعات
•دریافت، بررسی و تأیید مدارک هویتی مشتریان (کارت ملی، شناسنامه، چکهای صیادی، گواهینامه و سایر مدارک لازم).
•تطبیق اطلاعات مدارک با اطلاعات ثبتشده در سیستم فروش.
•اعلام هرگونه مغایرت یا نقص مدارک به مدیرعامل یا کارشناس فروش جهت اصلاح.
•نگهداری محرمانگی و امنیت مدارک مشتریان.
۳. بایگانی نسخههای قرارداد در سیستم
•اسکن و ذخیره نسخههای قرارداد در آرشیو الکترونیکی سازمان با نامگذاری استاندارد.
•بایگانی فیزیکی قراردادها در پوشهها و کمدهای امن طبق شماره پرونده.
•تهیه فهرست و لیست دسترسی سریع برای مدیران و واحدهای دیگر.
•بهروزرسانی آرشیو در صورت تغییر یا تمدید قرارداد.
۴. یادآوری پرداخت چک قبل از سررسید
•تهیه لیست چکها و اقساط مشتریان با تاریخ سررسید.
•تماس یا ارسال پیام یادآوری به مشتریان چند روز قبل از موعد پرداخت.
•اطلاعرسانی به واحد مالی در صورت احتمال برگشت یا تأخیر چک.
•ثبت وضعیت پرداخت هر چک در سیستم و گزارش به مدیرعامل.
۵. هماهنگی با بخش مالی برای شرایط اقساط
•انتقال شرایط پرداخت و جزئیات اقساط مشتری به بخش مالی جهت ثبت در حسابداری.
•پیگیری تغییر شرایط یا تمدید اقساط در صورت توافق مدیریت.
•اطمینان از تطابق اطلاعات مالی و قراردادی برای جلوگیری از اختلاف حساب.
۶. ارائه گزارش هفتگی از وضعیت قراردادها
•تهیه گزارش هفتگی شامل تعداد قراردادهای جدید، تمدیدشده، در حال پیگیری و اقساط معوق.
•ارائه گزارش به مدیرعامل و مدیرکل برای تصمیمگیری سریع.
•پیشنهاد اصلاح رویهها در صورت مشاهده مشکلات تکراری در قراردادها.
⸻
خلاصه نقش
بخش قراردادها مسئول تضمین صحت، کامل بودن و نگهداری قراردادها است و بهعنوان نقطه کنترل اصلی بین فروش، مالی و مشتری عمل میکند. عملکرد صحیح این بخش باعث کاهش ریسکهای حقوقی، افزایش اعتماد مشتری و سرعت در فرآیند فروش میشود.
⸻
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | دریافت و بررسی مدارک مشتریان جدید (هویتی، مالی، چکها) | اطمینان از کامل و صحیح بودن مدارک قبل از صدور قرارداد | بلافاصله پس از معرفی مشتری از فروش |
آمادهسازی و تکمیل قراردادهای فروش روزانه | سرعت در صدور قراردادها و جلوگیری از معطلی مشتری | در طول روز | |
هماهنگی با بخش مالی برای ثبت شرایط اقساط مشتریان جدید | یکپارچگی اطلاعات مالی و قراردادی | بعد از تکمیل هر قرارداد | |
ثبت و اسکن قراردادهای جدید در سیستم بایگانی الکترونیکی | حفظ آرشیو بهروز و امن | بعد از امضای هر قرارداد | |
یادآوری چکهای نزدیک به سررسید به مشتریان | جلوگیری از برگشت چک و معوقات | ابتدای روز | |
ارائه گزارش کوتاه روزانه به مدیرعامل یا مدیر بازاریابی | اطلاع از وضعیت قراردادهای روزانه | انتهای روز | |
هفتگی | تهیه گزارش هفتگی از وضعیت قراردادها (جدید، در حال پیگیری، تمدید) | امکان تصمیمگیری سریع مدیریت | پایان هفته |
تطبیق دادههای قراردادها با بخش مالی و حسابداری | جلوگیری از اختلاف حسابها | اواسط هفته | |
مرور وضعیت وصول چکها و اقساط با واحد مالی | کاهش ریسک مطالبات معوق | هفتهای یکبار | |
بازخورد به کارشناس فروش درباره نقص مدارک یا مشکلات قراردادها | بهبود فرآیند فروش و قرارداد | در جلسه هفتگی | |
ماهانه | ارزیابی و بهروزرسانی فرمها و قالبهای قرارداد | استانداردسازی و بهبود مستمر | هر ماه یکبار |
تهیه گزارش جامع ماهانه برای مدیرعامل (تعداد قراردادها، اقساط، وضعیت چکها) | تصمیمگیری استراتژیک مدیران | هفته اول ماه | |
بررسی و بهبود فرآیند یادآوری اقساط (پیامک، تماس) | افزایش وصول بهموقع | هر ماه | |
هماهنگی با منابع انسانی برای آموزش یا نیاز به نیروی کمکی در اوج کار | حفظ بهرهوری | هر ماه |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت بهموقع: بعد از هر اقدام (دریافت مدارک، تکمیل قرارداد، یادآوری چک) همان لحظه در سیستم ثبت شود.
•یادآوری خودکار: برای چکها و اقساط از سیستم CRM یا تقویم Outlook/Google Calendar یادآور تنظیم شود.
•جلسات کوتاه: شرکت در جلسه هفتگی مدیرعامل برای ارائه گزارش و دریافت بازخورد.
• گزارشهای مختصر: گزارش روزانه خلاصه، گزارش هفتگی تحلیلیتر و گزارش ماهانه جامع باشد.
بخش مالی و حسابداری (آقای حیدری – دورکار)
🔹 بخش مالی و حسابداری (آقای حیدری – دورکار)
•ثبت کلیه دریافتها و پرداختها
•تهیه صورتهای مالی دورهای
•کنترل حسابهای اقساط مشتریان
•ارائه گزارش مالی ماهانه به مدیرعامل
•همکاری با حسابرس یا مشاور مالیاتی
شرح:
شرح وظایف مبسوط بخش مالی و حسابداری (آقای حیدری – دورکار)
این واحد مسئول مدیریت کامل جریانهای مالی، ثبت دقیق عملیات حسابداری، کنترل حسابهای مشتریان اقساطی و ارائه گزارشهای شفاف مالی به مدیریت است. به دلیل ماهیت دورکاری، این نقش باید با انضباط و مستندسازی بالا اجرا شود. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. ثبت کلیه دریافتها و پرداختها
•ثبت تمامی دریافتهای نقدی، اقساطی و انتقالات بانکی مشتریان در نرمافزار حسابداری سازمان.
•ثبت پرداختهای مربوط به هزینههای جاری، حقوق، بیمه و خریدهای سازمان.
•کنترل اسناد مثبته هر پرداخت یا دریافت (فیش، رسید، چک).
•اطمینان از بهروزرسانی روزانه حسابها برای گزارشگیری دقیق.
۲. تهیه صورتهای مالی دورهای
•تهیه صورتهای مالی ماهانه، فصلی و سالانه (ترازنامه، صورت سود و زیان، جریان وجوه نقد).
•ارائه گزارشهای مقایسهای هزینهها و درآمدها نسبت به بودجه مصوب.
•آمادهسازی گزارشهای ویژه برای ارائه به مدیرعامل و سرمایهگذار در جلسات تصمیمگیری.
•تحلیل روندهای مالی و ارائه پیشنهادات اصلاحی در صورت مشاهده انحراف.
۳. کنترل حسابهای اقساط مشتریان
•ایجاد و بهروزرسانی لیست اقساط مشتریان (مبالغ، تاریخ سررسید، وضعیت پرداخت).
•هماهنگی با بخش قراردادها برای دریافت اطلاعات دقیق قراردادها و چکها.
•اعلام موارد اقساط معوق یا چکهای در معرض برگشت به مدیرعامل.
•ثبت وضعیت هر قسط در سیستم و بهروزرسانی حساب مشتریان.
۴. ارائه گزارش مالی ماهانه به مدیرعامل
•تهیه گزارش مالی جامع شامل درآمد، هزینه، مانده حسابها، مطالبات و بدهیها.
•ارائه نمودارها و شاخصهای کلیدی مالی برای تصمیمگیری سریع مدیرعامل.
•پاسخگویی به سؤالات و درخواستهای مالی مدیرعامل یا مدیرکل در کمترین زمان.
۵. همکاری با حسابرس یا مشاور مالیاتی
•آمادهسازی و ارائه اسناد و مدارک لازم برای حسابرس یا مشاور مالیاتی.
•همکاری در تهیه اظهارنامههای مالیاتی و بیمهای طبق قوانین کشور.
•ارائه پیشنهادات جهت بهینهسازی مالیات و هزینهها در چارچوب قانون.
•پیگیری و اصلاح موارد اعلامشده توسط حسابرس برای رعایت استانداردها.
⸻
نکات تکمیلی
•رعایت محرمانگی اطلاعات مالی سازمان و مشتریان.
•گزارشدهی بهموقع و دقیق به مدیرعامل به دلیل دورکاری.
•بهروزرسانی مداوم دانش مالی و حسابداری مطابق آخرین قوانین و استانداردها.
⸻
خلاصه نقش
بخش مالی و حسابداری مسئول ثبت و کنترل عملیات مالی، مدیریت حسابهای اقساطی و ارائه گزارشهای دقیق و شفاف به مدیرعامل است. این بخش ستون اصلی سلامت مالی سازمان محسوب میشود و با عملکرد خود امکان تصمیمگیری درست و برنامهریزی آینده را برای مدیران فراهم میکند.
⸻
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | ثبت کلیه دریافتها و پرداختها در نرمافزار حسابداری | ثبت بهموقع تمام تراکنشهای نقدی و بانکی برای گزارشگیری دقیق | هر روز صبح و در صورت تراکنش جدید بلافاصله |
کنترل اسناد پرداختی (فیش، رسید، چکها) | اطمینان از صحت و کامل بودن مستندات | بعد از هر تراکنش | |
بهروزرسانی حسابهای اقساط مشتریان در سیستم | کاهش خطا و امکان پیگیری لحظهای وضعیت اقساط | در طول روز | |
پاسخگویی سریع به درخواستهای مالی مدیرعامل یا مدیرکل (مثل وضعیت نقدینگی) | اطلاعرسانی دقیق به مدیریت | در لحظه نیاز | |
هفتگی | تهیه گزارش هفتگی از وضعیت نقدینگی، وصول مطالبات و تنخواه | شفافیت در وضعیت مالی جاری سازمان | پایان هر هفته |
تطبیق دادههای مالی با قراردادهای ثبتشده (همکاری با بخش قراردادها) | جلوگیری از اختلاف حسابها و اشتباهات | اواسط هفته | |
بررسی وضعیت اقساط معوق و اطلاع به مدیرعامل | کاهش ریسک مالی | هر هفته | |
بازنگری و تأیید پرداختهای هفتگی (حقوق، هزینههای جاری) با هماهنگی مدیرعامل | پرداخت به موقع | پایان هفته | |
ماهانه | تهیه و ارائه صورتهای مالی دورهای (ترازنامه، سود و زیان، جریان وجوه نقد) | تصمیمگیری دقیق مدیرعامل و مدیرکل | هفته اول ماه |
گزارش جامع ماهانه شامل درآمد، هزینه، مانده حسابها، مطالبات و بدهیها به مدیرعامل | شفافیت مالی و امکان برنامهریزی | هفته اول ماه | |
همکاری با حسابرس یا مشاور مالیاتی برای تهیه اظهارنامهها و گزارشهای رسمی | رعایت قوانین مالیاتی و بیمهای | هر ماه | |
تحلیل روندهای مالی ماه گذشته و ارائه پیشنهادات اصلاحی | بهبود بهرهوری مالی | هر ماه | |
بهروزرسانی سیاستها و روشهای مالی در صورت نیاز | تطبیق با تغییرات قانونی یا داخلی | هر ماه | |
بررسی بیمه کارکنان و پرداختهای مرتبط (با هماهنگی مدیرکل) | جلوگیری از جرائم و تأخیر | هر ماه |
نکات اجرایی چکلیست
•مستندسازی: هر ثبت روزانه یا هفتگی بلافاصله در نرمافزار یا فایل مربوطه مستند شود.
•یادآوری خودکار: وظایف هفتگی و ماهانه را در تقویم Google Calendar یا Reminder تنظیم کنید.
•گزارشهای کوتاه و منظم: گزارش روزانه کوتاه (چند خط)، گزارش هفتگی کمی و گزارش ماهانه تحلیلی و کامل باشد.
• هماهنگی: به دلیل دورکاری، ارسال و دریافت اسناد بهصورت منظم و استاندارد (اسکن با کیفیت، ایمیل یا CRM) انجام شود تا خطا کاهش یابد.
بخش منابع انسانی (خانم عباسزاده)
🔹 بخش منابع انسانی (خانم عباسزاده)
•برنامهریزی جذب و استخدام نیرو
•مصاحبه و ارزیابی عملکرد کارمندان
•مدیریت حضور و غیاب و مرخصیها
•طراحی برنامههای آموزشی و انگیزشی
•نظارت بر فرهنگ سازمانی و انضباط کاری
•رصد نمایشگاهها برای شرکت سازمان در رویدادها
شرح:
شرح وظایف مبسوط بخش منابع انسانی (خانم عباسزاده)
واحد منابع انسانی مسئول جذب، توسعه، نگهداشت و مدیریت کارکنان و همچنین حفظ فرهنگ سازمانی است. این واحد بهعنوان بازوی مدیریتی مدیرعامل عمل کرده و تضمین میکند سرمایه انسانی سازمان در بهترین حالت اداره و بهینهسازی شود. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. برنامهریزی جذب و استخدام نیرو
•شناسایی نیازهای نیروی انسانی در هر واحد طبق برنامه توسعه سازمان.
•طراحی و انتشار آگهیهای استخدامی در رسانههای مناسب.
•غربالگری رزومهها و انتخاب افراد واجد شرایط برای مصاحبه.
•تهیه و اجرای برنامه جذب نیرو به صورت مرحلهای (مصاحبه، آزمون، استعلام، تأیید نهایی).
•همکاری با مدیرعامل برای تأیید استخدام نهایی.
۲. مصاحبه و ارزیابی عملکرد کارمندان
•طراحی و اجرای فرآیند مصاحبه حضوری یا تلفنی با داوطلبان.
•جمعآوری بازخورد مدیران واحدها درباره عملکرد کارکنان و تحلیل آن.
•برگزاری جلسات ارزیابی دورهای (فصلی یا سالانه) و ارائه گزارش به مدیرعامل.
•ارائه پیشنهادات برای ارتقاء، پاداش یا اصلاح عملکرد کارکنان.
۳. مدیریت حضور و غیاب و مرخصیها
•ثبت و کنترل حضور و غیاب روزانه کارکنان (حضوری و دورکار).
•بررسی و تأیید درخواستهای مرخصی و ثبت در سیستم.
•تهیه گزارش ماهانه از وضعیت حضور و غیاب برای محاسبه حقوق و دستمزد.
•اطمینان از رعایت قوانین کار در زمینه ساعات کاری، مرخصی و اضافهکاری.
۴. طراحی برنامههای آموزشی و انگیزشی
•شناسایی نیازهای آموزشی هر واحد و تهیه برنامههای آموزشی متناسب.
•برگزاری کارگاهها، سمینارها یا دورههای آنلاین برای ارتقای مهارت کارکنان.
•طراحی سیستم پاداش، تشویق و انگیزش برای افزایش بهرهوری.
•پایش اثرگذاری برنامههای آموزشی و اصلاح سرفصلها بر اساس بازخوردها.
۵. نظارت بر فرهنگ سازمانی و انضباط کاری
•ترویج فرهنگ دوستانه و نیمهرسمی سازمان از طریق برنامههای داخلی.
•پایش انضباط کاری، اخلاق حرفهای و رعایت ارزشهای سازمان توسط کارکنان.
•رسیدگی به اختلافات یا مشکلات بین کارکنان بهصورت محرمانه و حرفهای.
•ارائه گزارش وضعیت فرهنگ و انضباط سازمان به مدیرعامل.
۶. رصد نمایشگاهها برای شرکت سازمان در رویدادها
•شناسایی نمایشگاهها و رویدادهای مرتبط با صنعت موتورسیکلت و فروش اقساطی.
•تهیه گزارش فرصتهای حضور و پیشنهاد به مدیرعامل.
•برنامهریزی برای حضور سازمان در نمایشگاهها (ثبتنام، اجاره غرفه، هماهنگی نیروها).
•مدیریت امور اجرایی حضور در رویدادها (دعوت، تبلیغات، جمعآوری لیدهای فروش).
⸻
خلاصه نقش
واحد منابع انسانی مسئول مدیریت چرخه حیات کارکنان از جذب تا ارزیابی و توسعه است و با حفظ فرهنگ سازمانی و رصد فرصتهای نمایشگاهی، نقش کلیدی در رشد پایدار و حرفهای سازمان ایفا میکند.
⸻
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | بررسی نیازهای جذب نیرو در واحدها | اطلاع از نیازهای جدید یا جایگزینی نیروها | صبح |
پاسخ به درخواستهای کارکنان (مرخصی، حضور و غیاب، مشکلات اداری) | حفظ رضایت کارکنان و مدیریت درخواستها | در طول روز | |
ثبت حضور و غیاب روزانه کارکنان (حضوری و دورکار) | دقت در محاسبه حقوق و نظارت بر انضباط کاری | در پایان روز | |
پیگیری اقدامات فوری مربوط به بیمه یا امور پرسنلی | جلوگیری از تأخیر در امور پرسنلی | در لحظه نیاز | |
هفتگی | جمعآوری و بررسی گزارش عملکرد واحدها برای ارزیابی کارمندان | برنامهریزی مصاحبههای ارزیابی یا بازخورد | ابتدای هفته |
مصاحبه اولیه با داوطلبان استخدامی و تهیه لیست کوتاه | سرعت در فرآیند جذب نیرو | هفتهای یک یا دو جلسه | |
بررسی وضعیت حضور و غیاب و مرخصیها و تطبیق با لیست حقوق | کاهش خطا در پرداختها | اواسط هفته | |
هماهنگی با واحدها برای نیازهای آموزشی یا رفاهی | ارتقای مهارت کارکنان | در طول هفته | |
برنامهریزی و هماهنگی حضور سازمان در نمایشگاهها یا رویدادهای هفته | افزایش برندینگ و فرصتهای جذب | در صورت وجود رویداد | |
ماهانه | ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه گزارش به مدیرعامل | تصمیمگیری درباره ارتقاء، پاداش یا اصلاح عملکرد | هفته اول ماه |
بهروزرسانی بانک اطلاعات پرسنلی (سوابق، قراردادها، بیمه) | حفظ دقت و یکپارچگی اطلاعات منابع انسانی | هر ماه | |
طراحی و اجرای برنامههای آموزشی و انگیزشی | افزایش بهرهوری و رضایت کارکنان | هر ماه | |
بررسی وضعیت فرهنگ سازمانی و پیشنهاد اقدامات بهبود | حفظ محیط دوستانه و نیمهرسمی | هر ماه | |
برنامهریزی و هماهنگی برای حضور در نمایشگاههای آتی (ثبتنام، تهیه بروشور، هماهنگی نیروها) | تقویت حضور سازمانی | ماهانه / در صورت وجود نمایشگاه |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت سریع: هر اقدام (ثبت حضور و غیاب، مصاحبه، ارزیابی) همان لحظه در سیستم ثبت شود.
•یادآوری خودکار: وظایف هفتگی و ماهانه را در تقویم Google Calendar یا Reminder تنظیم کنید.
•جلسات کوتاه: هر هفته یک جلسه کوتاه با مدیرعامل برای ارائه گزارش و دریافت بازخورد برگزار شود.
• گزارشهای منظم: گزارش روزانه کوتاه، گزارش هفتگی تحلیلیتر و گزارش ماهانه جامع و تصویری باشد.
بخش بایگانی (نیروی جدید)
🔹 بخش بایگانی (نیروی جدید)
•سازماندهی و نگهداری اسناد (فیزیکی و الکترونیکی)
•شمارهگذاری و دستهبندی اسناد
•ارائه پروندهها به واحدهای درخواستکننده
•تهیه فهرستهای دسترسی سریع
•حفظ محرمانگی اسناد
شرح:
شرح وظایف مبسوط بخش بایگانی (نیروی جدید)
واحد بایگانی مسئول مدیریت و نگهداری کلیه اسناد و مدارک سازمان (اعم از فیزیکی و الکترونیکی) است و نقش حیاتی در دسترسی سریع، حفظ محرمانگی و یکپارچگی اطلاعات ایفا میکند. این واحد بهعنوان پشتوانه اطلاعاتی تمام بخشها عمل کرده و با ایجاد نظم در مدارک، سرعت و دقت عملکرد سازمان را افزایش میدهد. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. سازماندهی و نگهداری اسناد (فیزیکی و الکترونیکی)
•جمعآوری و مرتبسازی اسناد و مدارک از تمام واحدها (قراردادها، مالی، منابع انسانی و…).
•ثبت، اسکن و ذخیره اسناد در آرشیو الکترونیکی سازمان بهصورت منظم و طبقهبندیشده.
•نگهداری ایمن نسخههای فیزیکی در بایگانی سازمان با رعایت استانداردهای حفاظتی.
•بهروزرسانی آرشیو در صورت تغییر یا اضافهشدن اسناد جدید.
۲. شمارهگذاری و دستهبندی اسناد
•تعیین نظام شمارهگذاری استاندارد (کدگذاری) برای هر نوع سند یا پرونده.
•برچسبگذاری فیزیکی پوشهها و فایلهای الکترونیکی برای دسترسی سریعتر.
•ایجاد دستهبندی موضوعی (فروش، مالی، قراردادها، منابع انسانی) برای سهولت جستوجو.
۳. ارائه پروندهها به واحدهای درخواستکننده
•پاسخگویی سریع به درخواست واحدها برای ارائه پروندهها یا اسناد موردنیاز.
•ثبت فرآیند تحویل و عودت پروندهها در دفتر ثبت یا سیستم داخلی.
•اطمینان از بازگشت بهموقع اسناد به بایگانی برای جلوگیری از گمشدن یا نابسامانی.
۴. تهیه فهرستهای دسترسی سریع
•ایجاد فهرستها یا نمایههای الکترونیکی از تمام اسناد موجود برای مدیرعامل و مدیران واحدها.
•طراحی بانک اطلاعاتی قابل جستوجو (Searchable Database) از اسناد برای صرفهجویی در زمان.
•بهروزرسانی مستمر فهرستها با ورود و خروج اسناد جدید.
۵. حفظ محرمانگی اسناد
•رعایت اصول امنیت اطلاعات و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اسناد حساس.
•حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی مشتریان، قراردادها و اطلاعات مالی.
•آموزش استانداردهای محرمانگی و امنیت به کارکنانی که با بایگانی همکاری دارند.
•گزارش فوری هرگونه تخلف یا مفقودی اسناد به مدیرعامل.
⸻
خلاصه نقش
بخش بایگانی مسئول نظمبخشی، حفاظت و مدیریت دسترسی به اسناد است و با عملکرد صحیح خود سرعت تصمیمگیری مدیران، شفافیت فرآیندها و امنیت اطلاعات سازمان را تضمین میکند.
⸻
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | دریافت و ثبت اسناد جدید از واحدهای مختلف | جمعآوری منظم اسناد و جلوگیری از گمشدن مدارک | در طول روز (هر بار دریافت) |
اسکن و ذخیره اسناد در آرشیو الکترونیکی | بهروز نگه داشتن آرشیو دیجیتال | پایان روز | |
دستهبندی و شمارهگذاری اسناد تازه واردشده | دسترسی سریع و استانداردسازی بایگانی | همان روز | |
ارائه سریع اسناد یا پروندههای درخواستشده توسط واحدها | تسهیل امور و جلوگیری از تأخیر | بلافاصله پس از درخواست | |
بررسی نظم و ایمنی فضای بایگانی | جلوگیری از آسیب اسناد | روزانه | |
هفتگی | مرور لیست اسناد جدید و تطبیق با فهرست اصلی | اطمینان از کامل بودن آرشیو | پایان هفته |
بهروزرسانی فهرست دسترسی سریع (نمایه/لیست دیجیتال) | سرعت در جستوجو و تحویل پروندهها | هر هفته | |
بررسی وضعیت اسناد فیزیکی (مرتبسازی، تعمیر پوشهها، پاکیزگی) | جلوگیری از خرابی و بینظمی | هفتهای یکبار | |
گزارش کوتاه به مدیرعامل از وضعیت بایگانی (اسناد مهم، تغییرات، نیازها) | اطلاعرسانی به مدیریت | پایان هفته | |
ماهانه | بازنگری و بهبود ساختار طبقهبندی یا شمارهگذاری اسناد | افزایش کارایی و استانداردسازی | هر ماه |
کنترل و بهروزرسانی آرشیو الکترونیکی (نسخه پشتیبان، امنیت) | حفظ امنیت و پایداری اطلاعات | هر ماه | |
ارزیابی دسترسی و رضایت واحدها از خدمات بایگانی | شناسایی نقاط بهبود | ماهانه | |
آموزش یا بهروزرسانی مهارتهای بایگانی (نرمافزار جدید، استانداردها) | بهبود مهارت فردی و بهروز بودن | هر ماه | |
ارائه گزارش جامع ماهانه به مدیرعامل (تعداد اسناد واردشده، درخواستهای انجامشده، مشکلات) | شفافیت و برنامهریزی آینده | هفته اول ماه |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت سریع: هر سند یا پروندهای که وارد یا خارج میشود بلافاصله در سیستم ثبت شود.
•یادآوری خودکار: وظایف هفتگی و ماهانه را در تقویم (Google Calendar یا Reminder) تنظیم کنید.
•نظم فیزیکی: هر هفته فضای بایگانی فیزیکی مرتب شود تا اسناد آسیب نبینند.
• گزارش منظم: گزارش روزانه مختصر، گزارش هفتگی تحلیلیتر و گزارش ماهانه جامع باشد.
خدمات و آبدارخانه (خانم سرلک)
🔹 خدمات و آبدارخانه (خانم سرلک)
•نظافت روزانه دفاتر، اتاقها و سالنها
•آمادهسازی پذیرایی جلسات و مهمانان
•مدیریت اقلام مصرفی آبدارخانه و سفارش بهموقع
•همکاری با منابع انسانی برای بهبود محیط کار
•گزارشدهی به مدیرعامل در مورد نیازهای خدماتی
شرح:
شرح وظایف مبسوط خدمات و آبدارخانه (خانم سرلک)
واحد خدمات و آبدارخانه مسئول تمیزی و آراستگی محیط کار، آمادهسازی پذیرایی جلسات، تأمین اقلام مصرفی و همکاری در ایجاد محیطی حرفهای و خوشایند برای کارکنان و مشتریان است. این واحد با عملکرد خود به ارتقای تصویر سازمان و رضایت کارکنان و مهمانان کمک میکند. جزئیات شرح وظایف به شرح زیر است:
⸻
۱. نظافت روزانه دفاتر، اتاقها و سالنها
•انجام نظافت روزانه کلیه فضاهای کاری شامل دفاتر، اتاقها، سالن جلسات، راهروها و سرویسها.
•تمیز نگهداشتن تجهیزات، میزها، صندلیها و وسایل عمومی بهصورت مرتب.
•ضدعفونی سطوح حساس (میز پذیرایی، میز مشتریان، تجهیزات آشپزخانه) بهصورت دورهای.
•گزارش هرگونه نیاز به تعمیر یا تعویض تجهیزات به مدیرعامل یا واحد مربوطه.
۲. آمادهسازی پذیرایی جلسات و مهمانان
•تهیه و سرو نوشیدنیها و خوراکیهای ساده برای جلسات داخلی و خارجی طبق برنامه اعلامشده.
•آمادهسازی و چیدمان اتاق جلسات پیش از ورود مهمانان (نظم، تمیزی، آب و پذیرایی).
•هماهنگی با منابع انسانی یا مسئول جلسه برای نیازهای خاص پذیرایی.
•ارائه رفتار محترمانه و حرفهای در برخورد با مهمانان.
۳. مدیریت اقلام مصرفی آبدارخانه و سفارش بهموقع
•کنترل موجودی اقلام مصرفی آبدارخانه (چای، قهوه، آب معدنی، لیوان، دستمال و…).
•تهیه فهرست اقلام مورد نیاز بهصورت هفتگی و اعلام به مدیرعامل برای تأمین.
•حفظ نظم و تمیزی فضای آبدارخانه و تجهیزات (سماور، یخچال، ماکروویو).
•مدیریت تاریخ انقضا و کیفیت اقلام مصرفی برای ارائه خدمات باکیفیت.
۴. همکاری با منابع انسانی برای بهبود محیط کار
•ارائه پیشنهادات به واحد منابع انسانی برای بهبود فضای کاری و رفاهی کارکنان.
•همکاری در چیدمان یا آمادهسازی فضاها برای رویدادهای داخلی، جشنها یا حضور در نمایشگاهها.
•کمک به ایجاد محیطی شاداب، ایمن و بهداشتی جهت افزایش رضایت کارکنان.
۵. گزارشدهی به مدیرعامل در مورد نیازهای خدماتی
•ارائه گزارش منظم به مدیرعامل درباره وضعیت نظافت، کمبود اقلام یا مشکلات خدماتی.
•اعلام فوری مشکلات اضطراری (قطعی آب، خرابی تجهیزات، نشت و…) برای رسیدگی سریع.
•ثبت و پیگیری درخواستهای خدماتی از سایر واحدها و ارائه نتیجه به مدیرعامل.
⸻
خلاصه نقش
واحد خدمات و آبدارخانه مسئول آراستگی، پذیرایی و پشتیبانی خدماتی در محیط سازمان است. عملکرد درست این بخش موجب ارتقای کیفیت محیط کار، رضایت کارکنان و ایجاد تجربه مثبت برای مهمانان و مشتریان خواهد شد.
بازه زمانی | وظیفه | هدف / خروجی | زمانبندی پیشنهادی |
روزانه | نظافت دفاتر، اتاقها، سالنها و سرویسها | محیط کاری تمیز و حرفهای برای کارکنان و مهمانان | صبح قبل از شروع ساعت اداری + بعدازظهر بررسی سریع |
ضدعفونی و مرتبکردن میزها و تجهیزات مشترک (میز پذیرایی، آشپزخانه) | بهداشت و آراستگی محیط | هر روز بعد از ظهر | |
آمادهسازی و سرو نوشیدنی برای جلسات داخلی و پذیرایی مهمانان | ایجاد تجربه خوشایند برای مهمانان و جلسات | مطابق برنامه جلسات | |
بررسی موجودی اقلام مصرفی آبدارخانه (چای، قهوه، لیوان، دستمال و…) | جلوگیری از کمبود و سفارش به موقع | انتهای هر روز | |
گزارش سریع هرگونه خرابی یا نیاز خدماتی به مدیرعامل | پیشگیری از توقف خدمات | در لحظه مشاهده | |
هفتگی | تهیه فهرست اقلام مورد نیاز و ارائه به مدیرعامل برای خرید | اطمینان از تأمین بهموقع اقلام مصرفی | ابتدای هر هفته |
نظافت کامل و عمیق آبدارخانه و تجهیزات (سماور، یخچال، ماکروویو) | حفظ بهداشت و افزایش عمر تجهیزات | هفتهای یکبار | |
بررسی وضعیت سالن جلسات و آمادهسازی برای جلسات هفتگی مدیران | حرفهای بودن محیط جلسات | قبل از جلسه هفتگی | |
همکاری با منابع انسانی برای آمادهسازی فضاها یا پذیرایی رویدادها | بهبود محیط کاری و اجرای رویدادها | هر هفته در صورت نیاز | |
ماهانه | بازنگری لیست اقلام مصرفی پرکاربرد و بهبود فرآیند سفارش | مدیریت بهتر بودجه و کاهش هدررفت | هر ماه |
بررسی تجهیزات آبدارخانه و اعلام نیاز به تعمیر یا تعویض | حفظ کیفیت خدمات و تجهیزات | هر ماه | |
ارائه گزارش جامع ماهانه از وضعیت خدماتی، موجودی و نیازها به مدیرعامل | برنامهریزی بهتر خرید و بهبود خدمات | هفته اول ماه | |
همکاری در آمادهسازی ویژه برای رویدادها یا نمایشگاهها | ارتقای تصویر سازمان | در صورت وجود رویداد |
نکات اجرایی چکلیست
•ثبت و یادداشت: هر روز پایان کار موارد انجامشده و نیازهای جدید در دفترچه یا فایل مخصوص یادداشت شود.
•یادآوری خودکار: وظایف هفتگی و ماهانه را در تقویم گوشی یا Google Calendar ثبت کنید.
•گزارش منظم: گزارش روزانه کوتاه، گزارش هفتگی فهرست اقلام، گزارش ماهانه جامعتر باشد.
• نظم و استاندارد: سعی کنید استاندارد زمانبندی ثابت باشد (مثلاً هر روز صبح ساعت ۸ نظافت، ساعت ۱۱ چک موجودی و…).